Onderdelen van een huisstijlhandboek

Waarom een huisstijlhandboek

03 sep 2015 Geplaatst door communicatie, crossmediaal, management, offline, online, vormgeving Geen reacties

Laten we beginnen met het begrip “huisstijl” om onszelf ervan te verzekeren dat we hetzelfde in gedachten hebben: Een huisstijl is gewoonlijk een verzameling van visuele elementen die gebruikt worden om de organisatie een herkenbaar gezicht te geven en te promoten. Je huisstijl vertelt iets over je organisatie. Het is een beeld en boodschap die je overbrengt naar klanten en potentiële klanten en is gewoonlijk ontstaan vanuit de organisatiegeschiedenis, waarden, missie en visie, technologie, cultuur en de strategie.

Naast het gegeven dat het belangrijk is om bewust om te springen met de identiteit van je organisatie, is het ook belangrijk om een helder en uniform beeld naar buiten te brengen. Zo bescherm en versterk je de boodschap en ook de herkenbaarheid van de organisatie richting alle stakeholders, van medewerker tot klant. Hoe consistenter het beeld, hoe betrouwbaarder en professioneler je overkomt. Hierdoor ontstaat bij stakeholders ook begrip en mogelijk zelfs een bepaalde verbondenheid met het merk. Dit heeft uiteindelijk zijn uitwerking op het vermogen om klanten en medewerkers aan te trekken en te binden, uitwerking op het realiseren van tijdelijke strategische partnerschappen en het vinden van steun binnen de financiële markt.

Visualiseer de merken die jij het meest vertrouwt, hoogstwaarschijnlijk denk je aan merken met een sterke en consistente identiteit. Je herkent ze aan het logo, de kleuren, het lettertype, de muziekkeuze, de sfeer in een reclamebeeld en zelfs de vormen die worden gebruikt. Organisaties met zwakke of inconsistente huisstijlen komen chaotisch en onprofessioneel over. Dat is toch niet het beeld wat jouw organisatie wil overbrengen? Een huisstijlhandboek zorgt ervoor dat de consistentie bewaakt kan worden over de gehele linie van de organisatie.

Welke onderdelen moeten zeker in je huisstijlhandboek worden opgenomen:

  • Logo richtlijnen

    Onder de logo richtlijnen worden onder andere de logo verhoudingen (hoogte breedte etc.) vastgelegd. Ook geef je hier aan welke afmetingen worden gebruikt voor de diverse communicatiekanalen (bijv. social media. Soms dienen er kleine aanpassingen te worden gedaan om een logo goed leesbaar en/of herkenbaar te houden in kleine formaten.

    Logotype
    Let op dat je het type logo specificeert. Zo heb je logo’s die geschikt zijn voor print, logo’s die zich enkel lenen voor digitaal gebruik en gebruik je soms kleur en soms enkel zwart-wit. Evenzo kan het zijn dat je bij bepaalde achtergrondkleuren je logo aanpast en terugbrengt naar 1 kleur. Ook worden er soms speelse en speciale logo’s ontwikkelt voor bijzondere gebeurtenissen. Veel organisaties voegen in de richtlijnen links toe in de documentatie naar de diverse logo’s .

    Margins rondom het logo
    Onder de logo richtlijnen is het ook belangrijk om aan te geven hoeveel witruimte er procentueel en/of in exacte getallen er dient te worden aangehouden rondom het logo.

  • Kleurgebruik

    Er zijn altijd diverse kleuren die je als organisatie gebruikt. Dit zijn meestal je logo kleuren en één of enkele accentkleuren. Onder kleurgebruik geef je de diverse kleuren inclusief de Pantone, CMYK, RGB en digitale kleurcode # aan. Soms wordt er hier verder besproken waar de kleuren voor gebruikt worden (welk deel van het logo, van een print etc.) en in welke verhoudingen (ons advies is om dit ook zeker te doen).

  • Lettertypes oftewel Fonts

    Als organisatie gebruik je meestal verschillende lettertypes in je communicatie. Zo heb je er waarschijnlijk één voor titels, één voor tekst en is je online lettertype anders dan je offline lettertype. In dit onderdeel geef je weer welke lettertypes waarvoor gebruikt worden.

    Lettergrootte
    Behalve het lettertype heb je voor alle communicatiemiddelen standaard groottes en/of verhoudingen. Dit leg je vast onder het kopje lettergrootte. Denk bijvoorbeeld aan mails; welke lettergrootte gebruik je daarin?

    Regelafstand en tussenruimte
    De witruimte tussen de regels én de letters worden ook vermeld als deze afwijkend zijn van de standaard. Vergeet hierbij ook het verschil tussen titels en bodytekst niet. En specificeer hier ook de gewenste afstand (witruimte) tussen de titels en bodyteksten.

    Tekstopmaak
    Indien gewenst, kun je hier aangeven op welke wijze een tekst dient te worden opgemaakt. Nog beter is het om dit weer te geven in een apart hoofdstuk (templates).

    Lettertekens
    Tekens worden vaak ingezet bij opsommingen en dergelijke. Geef aan wat je waarvoor gebruikt en waarom dat zo is. Dit kun je hier aangeven en als je veel gebruik maakt van symbolen, kun je er uiteraard ook in een apart stuk aandacht aan besteden. In het tweede geval kun je ook aangeven hoe je hoofdstukken opbouwt, figuren gebruikt en hoe je tabellen opmaakt.

  • Afbeeldingen

    Onder afbeeldingen kan veel worden vastgelegd. Het type beeld of de gewenste sfeer, de gewenste beeldkwaliteit ( kwaliteit wordt aangegeven met PPI en heeft invloed op de toepassing, we gebruiken online vaak een lagere kwaliteit dan in print)grootte (per toepassing) en de kleurcombinaties zijn allemaal elementen die hier worden besproken. Vaak wordt er een moodboard met uitleg bij geplaatst om ervoor te zorgen dat de sfeer beter overkomt bij de lezer. Je kunt er hier voor kiezen om een algemeen moodboard te maken óf om de nuances per kanaal vast te leggen.

    Verhouding beeld en tekst
    Het is optioneel om hier de relatie tussen beeld en tekst te bespreken. Mag er tekst op een beeld? Waar wordt het logo eventueel geplaatst en welke verhouding wordt aangehouden tussen beeld en tekst?

  • Tone of voice

    Onder de tone of voice kun je aangeven welke toon je graag wilt aanhouden in je communicatie, dit kun je doen door simpelweg een beschrijving van de schrijfstijl af te geven. Is je toon formeel, informeel, technisch etc. Spreek je de doelgroep aan met u of met je?

    Woordenboek
    Voor de meest gebruikte woorden kun je een klein woordenboek toevoegen of een link ernaartoe. In het woordenboek geef je aan hoe bepaalde woorden geschreven moeten worden. Denk hierbij aan branche specifieke woorden of woorden die verschillende definities op schrijfwijzen kennen. Heb je klanten of cliënten? Heb je het over een mens, een persoon of een individu? Schrijf je de eigen diensten of producten met een kleine of met een hoofdletter? En schrijf je cijfers uit of niet? Een woordenboek zorgt voor een hogere consistentie in je communicatie. Je hebt hier ook tools voor in de markt die redactie en huisstijlbewaking qua schrijfstijl deels automatiseren, zoals PerfectIT.

  • Templates

    Ontzettend waardevol zijn de templates. Dit zijn voorbeelden waarin exact wordt aangegeven hoe bepaalde middelen worden opgemaakt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

    1. E-Mail: Aanhef, introductie, lettertype, kleur, grootte, witregels, afsluiting, logo gebruik, titel, adresgegevens en functieomschrijving
    2. Mailings: Opmaak, indeling, onderdelen, kleurgebruik, grootte, logo gebruik
    3. Brieven: Marges, grootte, opbouw brief, introductie, afsluiting, eigen functieomschrijving, logo etc.

    Andere voorbeelden zijn visitekaartjes, brochures, affiches en bijvoorbeeld persberichten.

    Het makkelijkste is om de templates op de centrale server te zetten zodat iedereen deze templates kan oproepen en invullen. Uiteindelijk kun je ervoor kiezen een deel hiervan te automatiseren, in dat geval worden brieven en mails veelal door het systeem opgebouwd, ingevuld, worden data en namen automatisch aangepast en kun je alles met een enkele druk op de knop verzenden.

Tot slot

Maak van een huisstijlhandboek geen letterlijk boekwerk. Hou het bij voorkeur kort en stel 2 versies op: 1 voor medewerkers , de ander voor de afdeling communicatie en bureau’s van buiten (communicatie, marketing en reclamebureau’s). De versie voor je eigen medewerkers kun je een stuk beknopter houden dan het stuk voor de afdeling communicatie. Dit doe je om ervoor te zorgen dat medewerkers makkelijker de materie tot zich nemen. Je doelgroepomschrijving, visie, missie, strategie, marktomschrijving en waarden van de organisatie plaats je in een apart document, dit noem je de corporate guidelines. Overige documenten die de uniformiteit qua communicatie bewaken zijn de social media guidelines en het HR handboek.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , , ,