De 25 spelregels bij conflicten die je moet kennen

De 25 spelregels in conflictsituaties die je moet kennen

18 sep 2015 Geplaatst door management Geen reacties

Om conflicten goed te kunnen managen binnen je team, is het niet alleen van belang om conflictgedrag van een ander te leren herkennen. Het is evenzo belangrijk om een werkbaar en effectief conflict oplossend proces in te richten. Het probleemoplossend vermogen van een groep heeft grote invloed op de productiviteit en het zelfvertrouwen van groepsleden. Als je teamleden de ruimte krijgen om issues te adresseren en op te lossen, worden ze zelfverzekerder en voelen zij zich deel van een groter geheel. Van de spelregels over dit proces horen alle teamleden op de hoogte te zijn. Alleen dan kan de dialoog stand houden als er emoties in het spel komen.

Daarom publiceren wij de 25 spelregels in conflictsituaties die je als manager moet kennen:

  1. Schep een veilige omgeving voor beide partijen
  2. Als facilitator en begeleider kies je geen kant
  3. Je hebt een actieve luisterhouding: je laat anderen zien dat je hoort wat ze zeggen door bijvoorbeeld te knikken of aanmoedigend te reageren
  4. Als je een verwijt hoort, buig je die om naar een wens
  5. Je bespreekt het conflict alleen in aanwezigheid van alle partijen
  6. Conflicten worden nooit aan het eind van de dag of vlak voor de lunch ingepland en bij voorkeur ook niet als betrokkenen zitten met strakke deadlines die in het gedrang komen
  7. Je richt je (zo mogelijk) op een win-win situatie
  8. Bij langere betogen en uitleg over emoties is het goed om deze mondeling samen te vatten en ruimte te maken voor aanvullingen c.q. andere feedback
  9. Houd de focus op het heden
  10. Als je ziet dat emoties hoog oplopen waardoor anderen zich niet meer aan de regels houden, las dan zelf een pauze in. Begin na de break met het herhalen van de regels
  11. Vat aan het eind van het gesprek alles weer samen en vraag om bevestiging of het geschetste beeld accuraat is
  12. Houd een timeframe aan. Dit soort gesprekken duren bij voorkeur maximaal 1,5 uur per sessie
  13. Leg oplossingen en taken vast op papier

De regels voor je teamleden en eventuele andere betrokkenen:

  1. Er is altijd een tijd en moment om een conflict te adresseren
  2. Dit moment wordt in overleg met alle betrokkenen vastgesteld
  3. We luisteren naar elkaar en laten elkaar uitpraten
  4. We kijken elkaar in de ogen bij het uitspreken van onenigheid
  5. Als we spreken, spreken we vanuit de “ik” vorm
  6. Alleen feiten die met het huidige conflict te maken hebben worden besproken
  7. We worden niet persoonlijk
  8. Als de emoties je teveel worden is er altijd de ruimte om een time-out te nemen
  9. Iedereen heeft recht op spreektijd en daarbij recht op een evenredige hoeveelheid tijd
  10. Stel vragen als je er niet zeker van bent of je zaken goed begrijpt
  11. We maken aan het eind van een meeting altijd concrete afspraken over de opvolging ervan
  12. We mogen het eens zijn over het feit dat we het oneens zijn

Een van de belangrijkste stelregels die je in het achterhoofd moet houden is dat mensen (jij dus ook) over het algemeen slecht kunnen luisteren. Streef er dus naar om je teamleden en jezelf te leren om echt te luisteren. Niet alleen in conflictsituaties maar in het leven van alledag. Dit betekent dat jullie leren om te horen en te begrijpen wat anderen nodig hebben en willen, mede doordat je vraagt of je dingen wel goed begrijpt. Hoe vaak gebeurt het jou immers dat iemand anders je emoties verkeerd interpreteert en daardoor precies datgene doet wat jij niet fijn vindt? Jullie leren dan ook om verwijten en boosheid om te buigen naar achterliggende behoeftes. Alles draait om het gerichter vragen stellen, meer luisteren en minder te praten. Als jullie dat echt meester worden, zal je zien dat veel minder conflicten escaleren omdat iedereen zich beter begrepen voelt.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , ,