het einde van de moticvatiebrief

Waarom je de motivatiebrief beter achterwege kunt laten

19 mei 2016 Geplaatst door HRM, leiderschap, management, verandering Geen reacties

Rond de 90% van alle motivatiebrieven wordt niet gelezen. Toch blijven werkgevers aan kandidaten vragen om tijd te investeren in dergelijke epistels. Dat roept de vraag op: is een motivatiebrief toch waardevol of is het slechts een oude gewoonte die hardnekkig in stand blijft?

Wij hebben de proef op de som genomen en een aantal werkzoekenden gevraagd of ze tijdens hun sollicitatie i.p.v. hun motivatiebrief, tweemaal hun cv op zouden willen sturen om te kijken wat de reactie van HR daarop zou zijn. In totaal werden er 60 sollicitaties gedaan zonder motivatiebrief bij te voegen waarbij er wel om het schrijven werd verzocht. Aansluitend werd de werkzoekenden gevraagd of het weglaten van de motivatie negatieve gevolgen had op het aantal uitnodigingen c.q. reacties van werkgevers:

De resultaten van ons onderzoek op microniveau naar de motivatiebrief

In slechts één geval werd een kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek geattendeerd op het gegeven dat er iets was fout gegaan bij het zenden van de motivatiebrief. Direct daarna werd door de werkgever aangegeven dat het ontbreken van de motivatiebrief geen reden was geweest om de sollicitant niet uit te nodigen, immers sprak het cv voor zichzelf. Opvallend was dat dit meteen ook de enige sollicitatie was binnen een bedrijf met minder dan 100 fte. Je zou kunnen beargumenteren dat er binnen het MKB vaak minder automatisering plaatsvindt op het gebied van recruitment en dat hierdoor de kans groot is dat de oude methodieken nog worden toegepast. Dit zou betekenen dat motivatiebrieven in veel gevallen nog actief onderdeel uitmaken van de screening binnen het midden en kleinbedrijf.

De algehele conclusie is echter dat de motivatiebrief bij geen enkel bedrijf echt gemist werd. Ook leek de afwezigheid van de motivatiebrief geen negatieve gevolgen te hebben voor de slagingskans van de kandidaat. Dit is niet verrassend; wetenschappelijk onderzoek heeft al eerder aangetoond dat de motivatiebrief in de meeste gevallen geen onderdeel meer is van het screening proces binnen HR-afdelingen van grotere organisaties.

Wat was ooit de insteek van de motivatiebrief?

Motivatiebrief van da VinciDe eerste gedocumenteerde motivatiebrief werd begin 1480 geschreven door Leonardo Da Vinci om te onderbouwen waarom hij meende geschikt te zijn voor een functie ondanks dat hij niet voldeed aan het door de werkgever (Ludovico Sforza) geëiste profiel. Het schrijven bleek succesvol, Leonardo werd namelijk niet lang daarna door Sforza aangenomen als ingenieur.

Het doel van de motivatiebrief was (en is) vanuit het perspectief van de werkgever: het verwerven van meer inzicht in de persoonlijkheid en achtergrond van de kandidaat. Een motivatiebrief toont ook de gedrevenheid van een kandidaat; deze gedrevenheid zou af te lezen zijn aan de kwaliteit van de inhoud en de juistheid van de constructie.

De motivatiebrief was ook waardevol omdat je vroeger werkte met standaard cv’s die weinig ruimte lieten voor een persoonlijke noot en evenmin naar functies werden toegeschreven. De motivatiebrief gaf kandidaten de kans om toch te kunnen laten zien welke ervaringen en competenties zij hadden die aansloten op het door HR opgestelde profiel.

Een nadeel van deze werkwijze is altijd geweest dat er een afbreukrisico bestaat voor kandidaten die niet beschikken over schrijftalent. Het zijn van een slechte schrijver betekent immers niet dat een kandidaat niet zal functioneren in een nieuwe positie en vice versa staat het zijn van een begenadigd schrijver niet garant voor grote prestaties. Daarbij werden/worden er regelmatig motivatiebrieven geschreven door derden (je kunt ze zelfs online kopen) en zijn de teksten vaak misleidend omdat ze worden geschreven op basis van wat een kandidaat denkt dat de werkgever wil horen.

Is de waarde van een motivatiebrief gedaald ?

Het antwoord daarop is nee. Persoonlijkheid, interesse in de organisatie (passie) en achtergronden zijn nog steeds belangrijke indicatoren als het gaat om het functioneren in een nieuwe rol. De wereld om ons heen is sinds 1480 echter wél radicaal veranderd en dat heeft haar weerslag op het recruitmentproces gehad, wat duidelijk te zien is in het afgelopen decennium:

HR afdelingen worden overspoeld met kandidaten, in de crisisjaren was dit niet anders. Tijdens de crisis werden alle afdelingen (waaronder ook HR teams) afgeslankt om vaste kosten te drukken en zo de balance sheet van bedrijven te beschermen. Vanzelfsprekend resulteerde dit in een toename van de werkdruk en een opkomende behoefte binnen afdelingen om de werkdruk weer terug te brengen naar een houdbaar niveau. Deze behoefte onder werkenden werd verder versterkt door de uitgesproken wens van jongere westerse generaties om meer balans tussen werk en het privéleven te creëren. Simultaan zag je dat er binnen de automatisering grote sprongen werden gemaakt en processen steeds slimmer werden ingericht.

Dit zijn de belangrijkste ontwikkelingen tezamen die hebben geleid tot de ontwikkeling van het ATS systeem, (Applicant Tracking System) waar de meeste grotere organisaties tegenwoordig mee werken.

Het ATS systeem verlicht de werkdruk binnen HR door bepaalde processen te automatiseren. Met betrekking tot de screening van sollicitanten is het ATS systeem erop ingericht om de cv’s te strippen van elk format en vervolgens te segmenteren naar opleiding, contact informatie, competenties en werkervaring. Nadat alle cv’s gesegmenteerd zijn worden ze gescand op keywords en specifieke kernzinnen die passen bij de functie en organisatie. Sommige ATS systemen scannen bovendien het internet op aanvullende informatie omtrent kandidaten en vullen waar nodig hiaten in. Gemiddeld wordt 75% van de kandidaten automatisch afgewezen door ATS op basis van dit proces. Deze sollicitaties komen daardoor nooit het op bureau van een HR-medewerker terecht. (overigens zit hier ook het meest belangrijke nadeel in: hooggekwalificeerde kandidaten kunnen worden afgewezen door ATS en de kwaliteit van de schifting is alleen (grotendeels) te borgen met een accuraat functieprofiel). De resterende 25% van de profielen wordt voor verdere beoordeling doorgestuurd naar een medewerker van HR.

Door de eerdergenoemde veranderingen is het cv ook veranderd: de meeste cv’s op HBO en WO-niveau bevatten tegenwoordig summaries waarin kandidaten in 5 tot 10 zinnen iets zeggen over de eigen persoonlijkheid. Daarbij worden competenties en dergelijke tegenwoordig ook standaard benoemd in het cv. Persoonlijkheid en inspanning worden gezien door HR op het moment dat een kandidaat door de schifting van ATS heen is gekomen. Dan kan men beoordelen of het CV is aangepast aan de organisatie en wordt openbare informatie over de kandidaat nagelopen om de persoonlijkheid te bestuderen (social media, LinkedIn profiel en referenties).

Maar wat als je toch meer inzicht wil krijgen voor aanvang van een sollicitatiegesprek?

Het mooie is dat we diverse onderzoektools kunnen inzetten om tot betere inzichten te komen. ATS systemen en protocollen zijn gewoonlijk aan te passen en er zijn genoeg kosteneffectieve middelen beschikbaar op de markt. De kwaliteit van deze alternatieven heeft tegelijkertijd ook een groot effect op de kwaliteit van je keuzepool. Immers; hoe accurater het geconstrueerde profiel, hoe effectiever de screening kan plaatsvinden. Voorwaarde is wel dat HR een duidelijk (en realistisch) beeld heeft wat voor persoonlijkheid en kwaliteiten er nodig zijn om binnen de functie, het desbetreffende team en de organisatie goed te kunnen functioneren. Dit vraagt om een sterke onderzoeksmethodiek en tevens bij voorkeur een strategisch inzicht met betrekking tot successieplanning. Vervolgens moet dit overkoepelende beeld nog succesvol worden vertaald naar de uiteindelijke middelen.

Er zijn (naar onze bescheiden mening) zeer krachtige en veelzeggende methodieken beschikbaar om meer inzicht te verkrijgen in de kandidaten. Veel van deze methodieken geven bovendien een completer en objectiever beeld van de kwaliteiten van een kandidaat.

Een gemotiveerde kandidaat zal altijd openstaan voor alternatieve methoden. Sterker nog; het kan voor hen net zo verfrissend zijn als voor HR. Hieronder een aantal mogelijke alternatieven:

  • Persoonlijkheidstesten die gematcht kunnen worden met de waarden van de organisatie en eigenschappen die iemand op een specifieke functie idealiter zou bezitten;
  • Praktijkopdrachten die passend zijn bij de functie (test vakkennis en praktijkinzicht);
  • Vragenlijsten die inzicht geven in de werkwijze en ethiek van een kandidaat (situationele beoordelingstesten);
  • Simulaties in groepsverband (test persoonlijkheid en praktijkkennis van meerdere kandidaten tegelijk);
  • De vraag aan sollicitanten om aan het CV een summary toe te voegen (geeft inzicht in de persoonlijkheid);
  • General assessments (let op kostbaar en dus gewoonlijk alleen zinvol in latere stadia);
  • Digitale en telefonische interviews (bij voorkeur een beetje onorthodox om de persoonlijkheid en stressbestendigheid van een kandidaat te testen);
  • En zelfs een motivatievideo geeft meer inzicht.

We zijn benieuwd welke ontwikkelingen er in de aankomende decennia nog zullen volgen! Wat we in ieder geval wel weten is dat het na een periode van bijna 600 jaar heerschappij tijd is voor de motivatiebrief om af te treden en plaats te maken voor een dynamischer gezelschap.

De motivatiebrief was bepaald geen eendagsvlieg

Natuurlijk verdwijnt de motivatiebrief niet van vandaag op morgen. We hebben immers eeuwen lang onze arbeidsmarkt met deze methode gedeeld.

Organisaties zullen tijd nodig hebben om te exploreren wat passende alternatieven zijn die aansluiten op de werkwijze van HR, mogelijk zijn binnen het ATS, kostentechnisch verantwoord zijn en aansluiting vinden op de bedrijfscultuur. Vervolgens vraagt het tijd om te experimenteren, schaduw te draaien, te verbeteren en tot slot de alternatieven te implementeren en te optimaliseren. Deze ontwikkeling past echter goed in de hedendaagse tijdsgeest en zal HR helpen bij het nog gerichter kunnen screenen van kandidaten om zo de kans op langere termijn verbindingen tussen werkgever en werknemer te vergoten.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , , ,