Nieuwe structuren binnen organisaties

Nieuwe structuren binnen organisaties

16 jun 2016 Geplaatst door communicatie, leiderschap, management, verandering Geen reacties

De wijze waarop we communiceren en informatie verzamelen is veranderd, daar hoeven we geen artikelen meer aan te wijden. Dat dit ook invloed heeft gehad op organisaties, daar hoeven we niet noodzakelijk meer over te schrijven. Jij weet het, ik weet het en zij weten het.

Laten we toch voor de vorm even teruggrijpen op de meest basale verandering binnen organisaties die heeft plaatsgevonden door de verhoogde interconnectiviteit van de mens (middels de invulling van het internet). Organisaties hebben extra silo’s gecreëerd om de veranderingen te managen. Zo ontstonden de disciplines van online communicatie en online marketing met daarin SEO, SEA, SEM et cetera. Het was het aanvullen van de klassieke disciplines volgens de eerdere succesvol gebleken methodieken. Door deze verhoogde interconnectiviteit heeft iedereen binnen en buiten de organisatie een stem gekregen en is het controleren van de nieuwsstroom steeds moeilijker, zo niet onmogelijk, geworden. Dit heeft ertoe geleid dat de werkzaamheden van communicatiemanagers meer gericht zijn op het organiseren en modereren van de nieuwsstroom en minder op de klassieke rol als controleur.

Waarom het internationale karakter van de samenleving vraagt om nieuwe structuren binnen organisaties

Nu het stof echt is neergedaald, de maatschappij onlosmakelijk verbonden lijkt met het internet en het gedrag van consumenten aangepast is aan deze realiteit, beginnen organisaties steeds meer te beseffen dat de heilige graal – in termen van bedrijfsvoering- binnen de meeste organisaties nog steeds niet gevonden is.

Hoewel er wel degelijk organisaties zijn die zeer succesvol omgaan met dit nieuwe landschap, zijn de meeste organisaties zich bewust van het feit dat er spanningsvelden ontstaan op internationaal niveau, voornamelijk bij bedrijven die actief zijn op meerdere continenten. Verschillende afdelingen zijn nog altijd op zoek naar de meest efficiënte werkwijze waarbij de grootste uitdaging bestaat uit het synergetisch laten functioneren van nationale en internationale activiteiten.

Vanuit de communicatie wordt er gekeken naar de mogelijkheden om de activiteiten te decentraliseren, toch te centraliseren of iets daar middenin. Verder wordt binnen veel organisaties de discussie gevoerd welke taken bij het hoofdkantoor moeten liggen en welke taken lokaal zouden moeten worden weggezet. Dit heeft mede te maken met de globalisering en de afwijkende communicatielandschappen die internationale organisaties tegen komen in de diverse landen, zeker als die over meerdere continenten verspreid liggen. Aan de ene kant ligt daar de globalisering en aan de andere kant de personaliseringstrend. Het is voor veel managers een lastig vraagstuk.

Organisatiebreed is communicatie niet de enige afdeling die werkt aan een nieuwe status quo. Verschillende afdelingen zijn op zoek naar een eigen hiërarchie, infrastructuur, doelstellingen en procedures om de uitdagingen in de markt te tackelen. Hierbij zijn de afdelingen van elkaar afhankelijk en toch concurreren de afdelingen on the bottom-line ook met elkaar op de gebieden van budgetten, beschikbare middelen en waarde verbetering per afdeling.

Investeringen worden nog steeds regelmatig per afdeling of land bekeken (budget toekenning), dit terwijl de meeste investeringen (infrastructuur, processen en campagnes) de grenzen van een afdeling of land ver overschrijden. Hetzelfde geldt uiteraard voor de middelen en waard verbeteringen (overigens is budget toekenning vaak een wassenneus I.v.m. de kosten die geaccumuleerd worden door corporate om vervolgens doorbelast te worden aan de unit, waardoor alle overhead kosten bij de bedrijfsonderdelen (waar het geld verdiend wordt) terecht komen. Dat is echter een andere discussie).

Moeten silo’s bij het grofvuil?

Een meer geïntegreerde en consistente aanpak, passende bij het hier en nu, wordt door organisaties gezocht. Soms hopen organisaties dit te bereiken via het aanpassen van de interne workflows (lees vergaderstructuren en voorschriften) en soms wordt er gekeken naar een meer structurele wijziging. Eén van de mogelijke aanpakken is het vaarwel zeggen van de afdeling, die heel staccato is, en het samenbrengen van verschillende disciplines zoals je dat ook in projectteams doet (denk bijvoorbeeld aan een nieuwsteam waarbij online en offline met elkaar gecombineerd wordt).

Als je het bovenstaande zou willen nastreven als organisatie neem je afscheid van oude methodieken en gewoontes, losse onderzoeken en budgetten. Je gaat volledig over op integrated expert centers waarin verschillende disciplines, die veelvuldig en vrij intensief met elkaar samenwerken in één team worden samengebracht. Hoe wijkt dit dan af van het project team? Project teams zijn tijdelijk en wisselend in samenstelling. Bij een meer fundamentele wijziging wordt het tijdelijke principe uit te vergelijking gehaald en worden de expertises geclusterd op basis van overlap. Focus qua budget en inspanningen worden vervolgens gelegd op het belang van de organisatie en haar klanten op korte en lange termijn en doelstellingen worden overkoepelend gekozen. Het is slechts één van de mogelijkheden die organisaties hebben wanneer ze werken in een cross-culturele setting.

Wat we bij de meeste organisaties herkennen is dat de missie, visie, identiteit en organisatiewaarden internationaal gecultiveerd en gevoed worden terwijl er ook oog is voor de sociale, economische, politieke en taalkundige ontwikkelingen in elk land en sich. De balans, die door de interconnectiviteit som lastig te vinden is, wordt door veel internationale organisaties nog gezocht. Hierbij zal de focus liggen op de structuur en de organisatie van diverse disciplines in het licht van nu.

In de aankomende jaren zal dit vraagstuk onderwerp zijn van wetenschappelijk onderzoek, dat ongetwijfeld van grote waarde zal blijken voor veel cross-nationale organisaties.


Also published on Medium.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , ,