Management Special: Het terugbrengen van de burn rate , één van de belangrijkste thema’s voor jonge ondernemingen

Management Special: Het terugbrengen van de burn rate

07 dec 2016 Geplaatst door leiderschap, management Geen reacties

Uit een onderzoek van State of Startups onder CEO’s en Founders van Startups en jonge ondernemingen blijkt dat zowel het bepalen als het terugdringen van de burn rate binnen jonge organisaties één van de belangrijkste focuspunten blijft. Logisch ook, want je burn rate beïnvloedt de kans op het vergaren van kapitaal én zegt ook iets over de algehele “gezondheid” van je organisatie.

De vraag is; wat is een gezonde burn rate en waar zien we “low-hanging fruit” om de burn rate te verminderen?

Dat klinkt spannend, maar wat is je burn rate eigenlijk?

De term “burn rate” wordt gebruikt om te beschrijven hoeveel geld een beginnende of jonge onderneming per maand uitgeeft om de kosten te dekken voordat ze een positieve cash flow uit hun operationele activiteiten kunnen genereren. Daarmee is het dus eigenlijk een eenheid om de negatieve cash flow mee aan te duiden. In lekentaal zou je kunnen zeggen dat de burn rate de hoeveelheid geld is die een organisatie per maand uitgeeft, deze kosten kunnen worden weergegeven in een bruto burn rate (uitgaven) of netto burn rate (verlies).

Ter illustratie: als je maandelijkse kosten €20.000 zijn (bruto burn rate) en je maandelijkse inkomsten €12.000 zijn, dan is je netto burn rate €8.000. Tenminste; als we er van uitgaan dat je netto burn rate een constante blijft (en dat is zelden het geval). De reden waarom dit cijfer belangrijk is, heeft onder andere te maken met het berekenen van de maximale looptijd van organisaties: stel dat je als organisatie € 160.000 op de bank hebt staan, betekent dat 160/8=  een geschatte looptijd van 20 maanden voordat de organisatie door hun cash flow heen is. Simpel gezegd staat de looptijd voor het aantal maanden dat een organisatie nog zijn eigen broek op kan houden.

Dit cijfer geeft inzicht in de benodigde injectie om levensvatbaar te blijven/worden, toont hoeveel risico een organisatie loopt op financieel gebied (heeft invloed op je onderhandelingsruimte) en toont ook aan hoe snel een organisatie weer een nieuwe kapitaalinjectie nodig heeft van (potentiele) investeerders.

Tip: Ga er vanuit dat je tenminste 5.5 maand voor financieringsprojecten nodig hebt, maar stel je in op een minimale looptijd van tenminste 9 maanden. Hoewel deals soms in slechts een paar maanden gerealiseerd kunnen worden, wil je niet onderhandelen vanuit een zwakke positie. Daarbij is het zekerstellen van je volgende doelstelling eveneens een groot goed.

Wat is een normale burn rate?

Het hebben van een burn rate is voor elke jonge organisatie normaal. Vergis je echter niet, ook volwassen organisaties in een krimpende markt, organisaties met portfolio uitbreiding of schaalvergrotingstrajecten hebben vaak periodiek een netto burn rate. Het doen van uitgaven en het soms leiden van (tijdelijk) verlies is een onderdeel van het ondernemerschap. Je kunt zelden iets creëren zonder kosten te maken.

Wat een redelijk bedrag is, hangt geheel af van je organisatie en jullie positie in de markt. Belangrijker om je af te vragen is wat de effectiviteit van je burn rate is. Wordt de cash flow gebruikt voor de juiste uitgaven, zijn de uitgaven reëel en kritisch opgesteld zonder de kwaliteit van de klantbeleving en je product c.q. dienst aan te tasten?

Tip: Je waarde creatie zou ongeveer 3x de hoogte van je burn rate moeten zijn om als organisatie van waarde te kunnen blijven voor investeerders.

Twee organisaties met een identieke burn rate en cash flow kunnen qua investeerdersbereidheid verschillen als dag en nacht op basis van het uitgavenpatroon. De vraag die er echt toe doet is dan ook: hoe verhoudt je burn rate zich met de gestelde doelstellingen? Is je tactiek effectief? Dit kun je mede berekenen door te kijken naar de verhoudingen van je burn rate (€/maand) tegenover je doelstellingen / maanden x kosten / doelstellingen en je snelheid / effectiviteit.

Een ander belangrijk element in de vergelijking is de positionering van je product/dienst op de markt. Zo is de hoogte van je burn rate mede afhankelijk van het stadium waarin een introductie zich verkeert. Hier doelen we op de product-markt aansluiting die al wel of nog niet bestaat tussen je organisatie en de markt.

Om inzicht te houden en overzicht te scheppen dien je helder te hebben hoeveel je uitgeeft, wat je looptijd is, welke investeringsbehoefte er op korte termijn/lange termijn is, hoe effectief je opereert als organisatie, wanneer je het break-even point bereikt als organisatie en wanneer je winst gaat maken.  Om je uitgaven te monitoren, dien je in ieder geval inzicht te hebben en houden in je kasstroomoverzicht en deze af te zetten tegen je doelstellingen en strategie.

Als je product-marktaansluiting nog niet gerealiseerd is

In het ruime merendeel van de gevallen dien je zeer zuinig om te springen met je cash flow zodat je de looptijd waarin je de kans krijgt om je product-marktaansluiting te realiseren zo lang mogelijk houdt. Dit geeft je de nodige tijd om je product of dienst geheel af te stemmen op de markt. Stel je burn rate in op een marathon, ondernemen is geen sprint. Hoewel het standaard business plan na een productintroductie al winst zou maken, duurt het in de praktijk meestal een paar jaar om een duurzame aansluiting te realiseren.

Je product-marktaansluiting vindt je door:

  1. Zo objectief mogelijk naar de markt te luisteren
  2. Te focussen op het oplossen van echte problemen en uitdagingen op de markt (geen leuke gimmick maar het realiseren van een must-have)
  3. Bij de basis te beginnen
  4. Wireframes te gebruiken om je product of dienst uit te leggen aan focusgroepen / potentiële klanten
  5. Te zoeken naar een werkbaar sales model dat de mogelijkheid biedt om op te schalen (zorg ervoor dat je LTV aanzienlijk hoger ligt dan je CAC)
  6. De durf te hebben van je sales forecasts af te wijken en te experimenteren met methodieken om te kijken wat in de praktijk het meest effectief is
  7. Kritisch naar je data te kijken
  8. Als doel te stellen om je grootste klanten niet meer dan 5% van je omzet te laten beslaan en je renewal rates boven de 90% te houden.

Tip: Idealiter wil je de CAC – kosten van het werven van een klant- binnen 12 maanden terugverdienen.

Als je een product-marktaansluiting hebt gevonden

Zodra je merkt dat je operationele processen aansluiten bij de markt, is het mogelijk om je organisatie op te schalen. Je burn rate kan en moet in deze fase omhoog om groei te realiseren c.q. vast te houden. Dit betekent niet dat er niet meer kritisch gekeken dient te worden naar de uitgaven, maar wel dat je gebruik durft te maken van het momentum om voldoende marktaandeel te veroveren. Vergeet hierbij niet te blijven focussen op het halen van je volgende doelstelling.

Tip: Je ROI is onder andere inzichtelijk te maken, door te laten zien dat je COC lager is dan je LTV. Deze cijfers tonen mede aan dat elke euro die extra wordt uitgegeven, zal resulteren in een hogere omzet voor de organisatie.

Waar vind je het low-hanging fruit als organisatie?

Hieronder vind je een lijst met concrete tips om je burn rate direct onder controle te houden of te krijgen:

  1. Besteed tijd en energie aan het vinden van ervaren mentoren binnen jouw markt om je bij te staan en te adviseren. Er zijn in elke markt zwaargewichten te vinden die in staat zijn om je vanaf de zijlijn bij te staan en ze vertegenwoordigen een enorme schat aan informatie. Als ze echt in je geloven, zijn ze bereid om hun tijd te investeren tegen een gematigd tarief, tegen een klein aandeel in je organisatie of middels opties.
  2. Investeer in een goed accountantskantoor of boekhouder zodat je een duidelijk overzicht en inzicht hebt in de performance van je organisatie. Dit zorgt er niet alleen voor dat je zelf precies weet waar je staat maar het zorgt er ook voor dat je alles op orde hebt op het moment dat investeerders aan je deur kloppen.
  3. Vraag jouw accountant of een ander gespecialiseerd kantoor naar de mogelijkheden die je hebt om belastingvoordeel te halen en hoe je subsidieaanvragen kunt doen.
  4. Zoek naar organische groeikanalen en investeer daarin om je CAC onder controle te houden.
  5. Probeer de advertentie uitgaven laag te houden door te focussen op inbound marketing technieken.
  6. Werk vanuit huis zolang het kan en werk in eerste instantie in flexibele units zodra een kantoor noodzakelijk is (of deel een ruimte met andere startende ondernemingen). Dit is kosteneffectief en snel op te schalen indien nodig.
  7. Koop je kantoorinrichting tweedehands, bij een veiling of loop de Ikea binnen. Hier vind je mooie spullen voor een betaalbaar prijsje. Ondernemend als je bent, kun je het ook prima zelf in elkaar zetten. Met een beetje slim inkopen kun je een luxueuze sfeer realiseren zonder dat je bankrekening geplunderd wordt.
  8. Zorg dat je zo min mogelijk afhankelijk bent van dure software. Het is verleidelijk om van alle coole business tools te gebruiken die er te verkrijgen zijn. Blijf kritisch en realistisch kijken naar wat je echt nodig hebt binnen de organisatie.
  9. Ontmoetingen kunnen ook virtueel. Het is zeker in het begin ontzettend leuk en avontuurlijk om te reizen. Tegelijkertijd is dit ook een zware kostenpost. In sommige gevallen (problemen oplossen in Azië) kun je niet anders dan in het vliegtuig stappen. De rest van de gesprekken kunnen gewoon via Skype of Facetime.
  10. Werk met een flexibele schil. Maak gebruik van freelancers voor alle activiteiten buiten de kerntaken van de organisatie. Dit scheelt in je fixed costs en verrijkt je kennisnetwerk.
  11. Vraag om snelle betalingen. Onderhandel waar mogelijk altijd omtrent een snelle betaling en stel boetes op indien er niet op tijd wordt betaald om ervoor te zorgen dat het geld zo snel mogelijk weer zijn weg vindt naar de organisatie.
  12. Verlies jezelf niet in een Utopie, je kunt investeren in je idealen zolang de idealen realistisch en haalbaar zijn. Als iets niet werkt is het belangrijk om snel te achterhalen waar het mis gaat, de strategie aan te passen of de harde beslissing te maken om de stekker uit een project te trekken. Elke dag dat je een probleem laat bestaan, is een dag waarbij je er voor kiest om geld weg te gooien. Stel een bouw-meet en leer systematiek op om je effectiviteit te vergroten.
  13. Talent kan ook worden binnengehaald op basis van een belofte of een droom. Als jonge organisatie kun je een getalenteerde professional gewoonlijk niet het meest riante salaris bieden. Dat hoeft geen valkuil te zijn: betaal talent een redelijk salaris en biedt hen additioneel bijvoorbeeld aandelen, opleidingen, compensatieregelingen, flexibiliteit en doorgroeimogelijkheden. Ouders van jonge kinderen zou je ook kunnen trekken door hen een redelijk salaris voor minder uren aan te bieden (zolang de productiviteit gewaarborgd blijft). Belangrijk hierbij is enkel dat je de beloften ook waarmaakt en niet overboard gaat met hippe toevoegingen.
  14. Besteed aandacht aan je kennismanagement. Veel waardeverlies in organisaties zit in het verlies van kennis. Draag zorg voor goede documentatie voor zowel medewerkers als voor klanten. Op de middellange termijn bespaart dit ontzettend veel kosten.
  15. School jezelf. Zorg ervoor dat je als CEO en founder van alle aspecten iets afweet, zo kun je in het begin veel zelf doen. Op het moment dat je personeel aanneemt kun je beter inschatten wanneer plannen en budgetten reëel zijn en wanneer niet. Bovendien betekent allround kennis ook dat je taken beter kunt delegeren.
  16. Investeer in een goede sales-pro als je daar zelf niet voor geboren bent. De eerste sales pro dient je te helpen met het opstellen van je optimale sales funnel. Let echter op, het profiel van je eerste sales professional wijkt af van je gemiddelde sales professional. Je hebt iemand nodig die inzicht heeft in de markt met haar haar subdoelgroepen, kan experimenteren, uitbouwen, vastleggen en opzetten en zijn of haar eigen weg kan creëren. Om vervolgens dat traject tastbaar te maken voor andere sales professionals.
  17. Vergeet je Fees niet. Die kleine stiekeme kosten voor bijvoorbeeld het verwerken van creditcard data, je onderhoudscontract etc. Is het de uitgave waard en zijn er goedkopere alternatieven die kwalitatief net zo goed zijn? Je huiswerk doen kan je soms duizenden euro’s per maand besparen!
  18. Ook kleine beetjes helpen. Soms is het goedkoper om printers en computers te laten repareren dan om nieuwe materialen te kopen. Stel je printers standaard in op dubbelzijdig printen, kijk kritisch naar je energieverbruik en print alleen dat wat echt nodig is.
  19. Wees terughoudend met grote uitgaven. Kapitaalintensieve plannen zijn meestal niet aan te raden voor een jonge organisatie met een netto burn rate, tenzij een sterke ROI echt gegarandeerd is. Zodra je winst gaat maken komen er nog genoeg mogelijkheden om te investeren in extra’s en bonussen.

Verlaag je burn rate vandaag nog en maak je klaar voor de marathon van je leven!


Also published on Medium.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , , , , , ,