Strategische metrics van HR

Let’s talk numbers: strategische metrics van HR

10 jan 2017 Geplaatst door HRM, leiderschap, management Geen reacties

Overzichtelijke, gerichte informatie is cruciaal voor het maken van gefundeerde beslissingen en de strategiebepaling van de organisatie. Waar het bij sommige afdelingen vrij eenvoudig is om KPI’s en metrics te definiëren die het meest relevant zijn voor het bepalen van de strategische koers, vinden managers van bijvoorbeeld marketing, communicatie en HR-afdelingen dit lastiger te bepalen. Want waar ligt de waarde voor het hoger management?

Mede vanuit die behoefte bespraken wij in twee eerdere issues de metrics en KPI’s die de belangrijkste stuurinformatie omtrent de effectiviteit van onze werkzaamheden op het gebied van marketing en communicatie bevatten. Deze artikelen zijn hier -voor de liefhebber- terug te lezen. In dit artikel richten wij ons op de HR-afdeling. Onderstaande strategische KPI’s en metrics helpen leidinggevenden bij het sturen van de organisatie en zijn een aanvulling op de tactische metrics die in de regel al gerapporteerd worden door de HR-afdeling:

Let wel: het beste resultaat is niet een op zichzelf staand iets maar is nauw verweven met de door jullie gestelde doelen en gekozen strategie.

RPE (Revenue per employee)

Jaaromzet / Aantal fulltime werknemers. Voor een genuanceerder beeld kun je parttimers meenemen in de berekening door de procentpunten FTE bij elkaar op te tellen.

De RPE geeft op gesimplificeerde wijze inzicht in de hoogte van de productiviteit en in de effectiviteit van innovaties op de werkvloer. Voor een interne analyse moeten een aantal jaren metingen  worden verricht om een valide inzicht te krijgen in de trends. Bij een peer evaluation is het functioneren direct inzichtelijk te maken door publieke informatie van de concurrenten te gebruiken en te vergelijken met de eigen RPE, daar wordt deze KPI in de praktijk dan ook het meeste voor gebruikt. Mocht je dit cijfer enkel willen gebruiken om een interne analyse te maken, deel dan de winst door je payroll ratio.

Een nog accurater beeld omtrent de waarde van medewerkers is te realiseren door de HCVA (Human capital value added) te berekenen. Door het nuanceverschil in de berekening is deze metric net iets betrouwbaarder dan de RPE.

HCVA = Operationele winst + Personeelskosten / FTE

Natuurlijk kun je ook de ROI over je menselijke kapitaal inzichtelijk maken. Je HCROI is Winst – (Operationele kosten – Personeelskosten) / Personeelskosten

PTK (Performance turnover in key positions)

Percentage werknemers in sleutelposities die per jaar vertrekken x (RPE x Wegingsfactor gemiddelde productiviteit per top performer * hierbij dien je een gewicht te verbinden aan het percentage omzet dat de top performer heeft bijgedragen aan de omzet van zijn of haar afdeling)

De opbrengsten van top performers in je organisatie liggen vaak hoger, de PTK maakt dit inzichtelijk. Hierdoor kun je de impact van je top performers inzichtelijk maken en je eventuele spend verdedigen. De spend kun je overigens ook laten onderbouwen door je SCR (Salary competitiveness ratio) te berekenen. De SCR bereken je als volgt: Gemiddelde salaris binnen de eigen organisatie / Gemiddelde salaris binnen je industrie (of bij een peer). In de regel dient je SCR rond de 1 te liggen.

Een gerelateerde sub-metric die inzicht geeft in het belang van de organisatie om een positie snel te vullen is de PTK- RLVD (Revenue lost due to vacancy days). Deze metric laat zien hoeveel geld en productiviteit er  verloren gaan per dag dat een bepaalde positie open blijft staan en biedt tevens inzicht in het belang van een goedwerkende workflow waardoor deze metric gebruikt kan worden om doelen te stellen voor HR. Overigens kan deze metric gebruikt worden in een accuratere berekening van je RCR en CPH.

PTK-RLVD= (Gemiddelde jaarlijkse omzet op basis van de positie / Aantal werkende dagen) x Dagen dat de positie open staat.

PINH (Performance improvement of new hires)

Productiviteit van de voorgaande werknemer over een periode in procenten  – Productiviteit in procenten van de nieuwe werknemer over dezelfde tijdspanne.

Deze metric is alleen te gebruiken voor posities waarin de performance al is omgezet naar cijfers of geldeenheden (zoals bij accountmanagement vaak het geval is). De meeste organisaties gebruiken deze metric steekproefsgewijs om de effectiviteit van het talentmanagement programma inzichtelijk te maken. Dit cijfer kan ook gebruikt worden om een prognose op te stellen op het gebied van productiviteitsgroei.

EPC ( Employee churn rate)

Aantal werknemers per maand (of jaar) die vertrekken bij de organisatie / Totaal aantal werknemers in diezelfde periode x 100

De EPC geeft je inzicht hoe de verhoudingen liggen tussen je volledige personeelsbestand en je verloop. De EPC is dan ook een belangrijke indicator voor de effectiviteit van het arbeidsklimaat binnen een organisatie. Als de EPC hoger ligt dan 12%, is het voor de meeste organisaties een duidelijk signaal dat de aansluiting met werknemers ergens misloopt. Een hoge EPC ligt vaak aan zaken die gerelateerd zijn aan een ongezonde organisatiecultuur. Als je Bradford factor (Dt x Et x Et, waarbij Dt staat voor het totaal aantal dagen onverwachte afwezigheid en Et voor het aantal periodes) ook hoog is (boven de 45 punten), is er met zeer aangrenzende waarschijnlijkheid een ernstig probleem ontstaan op cultuurgebied.

Een nog completer beeld van de effectiviteit van het arbeidsklimaat kan worden gevonden door de AET (Average employee tenure) te berekenen: De som van de duur van alle werkverbanden (of per positie) / Aantal medewerkers. Hoe langer werknemers gemiddeld genomen bij de organisatie blijven, hoe loyaler ze in de regel zijn en hoe meer ze zich verbonden voelen met de organisatie.

CPH (Cost per hire)

(Interne kosten voor recruiting + Externe recruitment kosten) / Aantal afgesloten contracten.

Deze metric wordt meestal bekeken in combinatie met de RCR (Recruiting cost rate) en geeft inzicht in de kosten die per contractafsluiting worden gemaakt. Het is daarmee een belangrijke metric om de effectiviteit van het recruitment proces te berekenen. Hou bij de beoordeling van de CPH altijd rekening met de gemiddelde TTH (Time to hire) van bepaalde functies.

NHFR (New hire failure rate)

Percentage nieuwe werknemers die binnen 6 tot 12 maanden na hun contractaanvang vertrekken.

De NHFR geeft niet alleen inzicht in de mate waarop de organisatie in staat is om de juiste verwachtingen te scheppen bij nieuwe werknemers en nieuwe werknemers op te nemen in de organisatie maar geeft ook de effectiviteit van de workflow binnen recruitment aan.

Door de CPH te combineren met de NHFR maak je inzichtelijk wat de kosten zijn van de new hire failures. Oftewel; hoeveel geld de organisatie onnodig verliest.

TROI (Training return on investment)

De effectiviteit van je opleidingsprogramma’s kunnen worden berekend op 5 verschillende niveaus:

  1. Reactie en geplande actie

Hierbij kan gekeken worden naar de reacties van de interne (of externe) doelgroepen op het programma. Kijk bijvoorbeeld naar het aantal deelname verzoeken ten overstaan van de totale doelgroep. Bij een hoog percentage verzoeken kan men ervan uitgaan dat de vraag en het aanbod goed aansluiten op elkaar.

  1. Leren

Na een programmablok dient geëvalueerd te worden wat deelnemers zelf denken te hebben geleerd. Als de perceptie overeenkomt met de opzet en het doel van een programma mag men ervan uitgaan dat de doelstellingen worden gehaald.

  1. Toepassing

Een korte periode na de afsluiting van het opleidingsprogramma dient aan de manager van de deelnemer gevraagd te worden of de output van de deelnemer is veranderd. Hierbij kan ook gekeken worden naar het gepercipieerde vermogen van de deelnemer zelf.

  1. Impact

Om de impact te meten is het noodzakelijk om eerst een nul-meting te hebben gedaan voor het begin van een opleidingsprogramma. Denk aan klanttevredenheid, productiviteit, kwaliteit van werken of omzet als meeteenheid en vergelijk de periode voor de opleiding met een tijdsperiode na het volgen van een programma.

  1. ROI

Uiteindelijk is het voor CEO’s ook belangrijk om een financiële waarde te verbinden aan opleidingsprogramma’s.  Dit doet men door de ROI te berekenen = Netto opbrengsten van een HR programma / Kosten van het HR programma

Aanvullende cijfers die interessant zijn voor hoger management

De diversiteit op functies is een belangrijk cijfer in de hedendaagse transparante omgeving van organisaties. Een verantwoordelijk beleid waarin gelijke kansen worden gestimuleerd voor iedereen, wordt van de meeste organisaties verwacht. Niet alleen de diversiteit is van belang, ook het aantal sollicitanten op jaarbasis heeft waarde voor het hoger management omdat dit cijfer iets vertelt over de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever en dus over de mate waarin de organisatie succesvol het employer brand weet over te brengen naar latente en actief werkzoekenden.

De bijdrage van HR aan strategische doelstellingen zijn ook van waarde, hoe goed is HR in staat om te fungeren als business partner voor de diverse afdelingen en werknemers? Het is belangrijk om hoger management te laten zien welke impact de activiteiten van HR hebben.

Het beschikken over duidelijke metrics en KPI’s geeft het hoger management de mogelijkheid om tijdig trends te ontdekken en op basis daarvan strategieën te bepalen of bij te stellen. De cijfers zorgen er bovendien voor dat HR-afdelingen inzichtelijk kunnen maken welke problemen ontstaan binnen de organisatie en draagvlak te creëren voor veranderingen of aanvullingen op het gebied van HR.


Heb je een strategische metric gemist die volgens jou cruciaal is voor het hoger management op HR-gebied? Laat het ons vooral weten zodat we de lijst nog completer kunnen maken!


Also published on Medium.

Deel dit met je netwerk
Tags: , , , , , ,