Posts tagged " project management "

Scrum: een introductie

maart 26th, 2015 Posted by verandering No Comment yet

Je hoort de laatste tijd steeds meer over Scrummen rondom het managen van projecten. In dit artikel beschrijven we kort wat Scrum is én wat Scrum kan betekenen voor organisaties.

Scrum is een framework dat de controle over projecten verlegt van een centraal punt naar de individuele teams op de werkvloer met excellente kennis over de eigen producten en diensten alsmede de interne (werkelijke) werkwijzen. Behalve dat Scrum aan populariteit wint omdat het dicht bij de werkvloer staat en daardoor zorgt voor een hogere mate van acceptatie én motivatie, is het ook een middel dat zorgt voor een snelle terugkoppeling van de eindgebruiker richting de ontwerper. Scrum is gericht op het leren van de markt om zo uiteindelijk de waarde van een dienst of product daarop maximaal aan te laten sluiten. Dit iteratieve framework is ideaal voor complexere trajecten binnen organisaties en leent zich goed om ondersteund te worden door social employer networks.

Scrum is gebaseerd op het dertig dagen principe en empirisme, waarbij elke dertig dagen door het team gekeken wordt welke prioriteit de eindgebruiker benoemt als zijnde het meest waardevol. Vervolgens gaat het team aan de slag om samen te bepalen wat ze binnen dertig dagen kunnen verbeteren/veranderen of toevoegen om aan die prioriteit invulling te geven. Bij de ontwikkeling of implementatie van nieuwe producten of programma’s test Scrum veelvuldig en vroeg waardoor issues snel worden geïdentificeerd en opgelost. Het is net als bij wielrennen, je sprint elke keer een bepaalde afstand en bepaalt je effectiviteit. Vervolgens stel je jezelf nieuwe doelen en sprint net wat verder, totdat jij je einddoel haalt.

De inrichting van de keten middels het framework zorgt voor een sneller projectverloop omdat je bij deze techniek snel kunt schakelen en bijstellen op basis van de feedback van de eindgebruikers. Je kijkt na elke 100 meter sprint weer terug, samen met je coach en peloton. De platte structuur van Scrum zorgt intern voor de mogelijkheid om sneller te schakelen tussen de betrokken afdelingen en creëert ownership bij de betrokkenen. In wielrennen gebeurt dit door te kijken naar de constructie van het peloton. Hoe kun je elkaar helpen de performance te vergroten om uiteindelijk resultaten te maximaliseren.

Scrum werkt niet met strakke schema’s, het schrijft niet voor wat een team moet doen en werkt ook niet met uitgebreide grafieken. Het is een vrij intuïtief proces en dat maakt het aan de ene kant zeer eenvoudig maar tegelijkertijd ook complex. De complexiteit ligt hem in het feit dat veel managers teams managen vanuit traditionele managementprincipes. Managers vertellen teams wat er moet gebeuren en veel werknemers zijn daar aan gewend. Binnen Scrum moeten teams (met behulp van coaching); zelf hun weg vinden. Dit vraagt in de meeste organisaties bij zowel management als teams een mind change. Van de managers vraagt dit een andere vorm van begeleiding waarbij managers coaches worden die gericht zijn op het laten excelleren van elk individu binnen het team.
Van medewerkers vraagt Scrum om een actieve houding en probleemoplossend vermogen.

Werkwijze van Scrum

Een team werkt met minimaal zes en maximaal elf leden. Minder zorgt mogelijk voor een lagere productiviteit en heeft het gevaar tweedimensionaal te blijven, meer maakt het proces te complex en leidt daardoor eveneens tot een lager resultaat.

In een Scrum team zijn er drie verschillende rollen te definiëren:

  • De Scrum Master: de coach voor het team en sparringpartner voor de product eigenaar. Ook de filter voor informatie van buiten het team (eerste aanspreekpunt);
  • De Product Eigenaar: verantwoordelijk voor het product backlog en eindverantwoordelijke;
  • Het Development Team: verantwoordelijk voor het gezamenlijk oplossen van de issues en het opleveren van product onderdelen.

In het DT zitten specialisten van verschillende betrokken afdelingen en disciplines. Deze teams dienen met zorg te worden uitgekozen op basis van hun professionele profiel. Het DT bestaat dus uit vier tot negen professionals. Zowel de SM en de PE zijn elk één individu. Deze rollen zijn niet samen te voegen en dienen gescheiden te blijven om het framework in stand te houden. Er dienen ook geen managers aan toe te worden gevoegd. Ieder lid heeft een specifieke taak en rol en ieder lid heeft een bepaalde vorm van zeggenschap. Deze balans wordt verstoord als managers van buitenaf zich in het proces willen mengen en ondermijnt het uiteindelijke resultaat.

De looptijd van een sprint is altijd tussen de 25 á 30 dagen en elke sprint heeft een gelijke looptijd. Het is dus geen variabele die kan worden aangepast maar een constante in het framework. De sprints zijn aaneengesloten en kennen geen pauzes of evaluatiemomenten tussendoor. Het is een continu doorlopend en cyclisch proces. Teamleden zijn fulltime en volledig toegewijd aan één en hetzelfde team. De DT leden worden uitgekozen op basis van hun kennis van het product (werking en reden van bestaan) en de eigen achtergrond (specialismen). Het is ook zeer belangrijk om teamspelers te kiezen. Immers zijn de leden in hoge mate van elkaar afhankelijk. Dit vraagt eveneens om een open houding waarin hobbels en beren op de weg eerlijk besproken worden en er proactief taken worden opgepakt.

De doelstelling tijdens elke sprint betreft een bouwblok en dient hypothetisch (en soms in de praktijk)al direct inzetbaar te zijn. Verder bestaat elke sprint uit een aantal vaste elementen:

  • Sprint planning;
  • Planning overleg (tijdsgebonden, max 2 uur);
  • Doelstelling, deze dient nimmer tijdens de sprint te worden bijgesteld;
  • Verzameling van feedback van belanghebbenden;
  • Een review vergadering (max. 2 uur);
  • Een retrospectieve vergadering  direct opvolgend aan de review vergadering (max. 2 uur);
  • Een dagelijkse mini meeting van 15 minuten om uitdagingen te bespreken op een vast tijdstip. Hierbij zijn discussies niet toegestaan en worden er maximaal drie vragen beantwoord;
  • Een Sprint Beoordeling waarbij er wordt geoordeeld over hetgeen is opgeleverd en waarbij er gedurende de meeting een korte demonstratie  is waar alle stakeholders bij aanwezig mogen zijn.

Een belangrijk onderdeel bij Scrum is het Product Backlog waarin alle issues worden gedocumenteerd. Het betrokken team bepaalt gezamenlijk hoeveel tijd zij kwijt zullen zijn voor de ontwikkeling en implementatie en alle belanghebbenden (stakeholders) kunnen een PBI opperen. Elke PBI heeft te maken met hetzelfde product  of systeem en voor elk issue wordt een aparte PBI aangemaakt. De items worden op basis van belangrijkheid gesorteerd waarbij als hoofdcriteria de verwachte waarde wordt genomen (ROI etc.)Indien mogelijk worden verschillende PBI’s samen opgepakt in één sprint.  Het is zeer aan te raden om de Product Backlog te allen tijde inzichtelijk te houden voor betrokkenen. Het liefst zo laagdrempelig mogelijk om engagement te vergemakkelijken.

Last but not least; vraag stakeholders om issues om te zetten in wensen. Ik zou graag x willen zodat ik y kan bereiken. Dit geeft teamleden de vrijheid om op de achterliggende behoefte in te spelen.

Scrum is intuïtief dus probeer het tijdens een sprintje! Jullie komen er snel genoeg achter wat voor jullie beter kan/werkt. Dat kun je op de volgende sprint mooi alvast meenemen.

Deel dit met je netwerk